K-SMART: Local Self Government services for Kerala from Jan 1, 2024
The application has been developed by the Information Kerala Mission for the Local Self-Government Department
Technological advancements have consistently paved the way for transformative shifts within individuals and reshaping the landscape of governance. E-governance initiatives and Smart Government offices have made public-government interactions more seamless and transparent. Kerala has always held a prime position in swiftly embracing such rapid changes. Now, the state government is taking a big leap forward to initiate another technological wave through Local Self Government Institutions. The "K-SMART"(Kerala Solutions for Managing Administrative Reformation and Transformation) project is designed to provide maximum services through an online platform to an individual from birth to death. It is geared towards enhancing the efficiency and transparency throughout the operations of the Local Self Government Institutions in delivering services and managing their day-to-day activities.
Local self-government Institutions currently employ a diverse range of software platforms to ensure the accessibility of various services. The ultimate aim is to transform these disparate systems into a cohesive and unified platform through K-SMART. K-SMART evolved from the existing Integrated Local Governance Management System (ILGMS) in Grama Panchayats across the state. Therefore, K-SMART is also referred to as the second edition of ILGMS.
The application has been developed by the Information Kerala Mission for the Local Self-Government Department. Centered on constitutional values, this citizen-centric service delivery platform is scheduled to go public on January 1, 2024. K-SMART aims to provide a diverse array of services to individuals, as well as service providers including Akshaya centers, private-local organizations, and employees.
രാജ്യത്തിന് മാതൃകയായി വീണ്ടും കേരളം ഇനി സർക്കാർ ഓഫീസുകൾ നിരങ്ങേണ്ട സേവനങ്ങളെല്ലാം വിരൽ തുമ്പിൽ രാജ്യത്തിന് മാതൃകയായി വീണ്ടും കേരളം. സംസ്ഥാനത്തെ തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ സേവനങ്ങൾ ഓൺലൈൻ വഴി ലഭിക്കുന്ന കെ-സ്മാർട്ട് സോഫ്റ്റുവെയർ ആപ്ലിക്കേഷൻ മുഖ്യമന്ത്രി പിണറായി വിജയൻ അവതരിപ്പിച്ചു. കൊച്ചി ഗോകുലം കണ്‍വെന്‍ഷന്‍ സെന്ററില്‍ വെച്ചായിരുന്നു ഇതിന്റെ ഉദ്ഘാടനം. രാജ്യത്ത് ആദ്യമായാണ് ഇത്തരത്തിൽ ഒരു സംവിധാനം അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നത്. തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങൾ വഴിയുള്ള മുഴുവൻ സേവനങ്ങളും ഓൺലൈനായി ലഭ്യമാക്കുന്ന സംസ്ഥാന സർക്കാരിന്റെ അഭിമാന പദ്ധതിയാണ് കെ-സ്മാർട്ട്. 2024 ജനുവരി ഒന്ന് മുതൽ പദ്ധതിയും കെ-സ്മാർട്ട് മൊബൈൽ ആപ്പും നിലവിൽ വരും.
കേരള സൊല്യൂഷന്‍സ് ഫോര്‍ മാനേജിങ് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് റീഫര്‍മേഷന്‍ ആന്‍ഡ് ട്രാന്‍സ്ഫര്‍മേഷന്‍ എന്നതാണ് കെ-സ്മാർട്ടിന്റെ പൂർണ്ണ രൂപം. തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിലൂടെ ലഭിക്കുന്ന എല്ലാ സേവനങ്ങളും ഇനി മുതൽ ഓൺലൈനായി ലഭിക്കുന്നതാണ്. സാങ്കേതിക വിദ്യയുടെ പുരോഗതി സമൂഹത്തിലെ വിവധ മേഖലകളിൽ പ്രയോജനപ്പെടുത്താനാണ് ഈ സർക്കാർ ശ്രമിക്കുന്നത് എന്ന് ഉത്ഘാടന വേദിയിൽ വെച്ച് മുഖ്യമന്ത്രി പറഞ്ഞു. ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ കേരള മിഷനാണ് ഈ ക-സ്മാർട്ട് അപ്ലിക്കേഷൻ വികസിപ്പിച്ചെടുത്തത്.
പദ്ധതിയുടെ ആദ്യഘട്ടത്തിൽ സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ കോര്‍പ്പറേഷനുകളിലും മുനിസിപ്പാലിറ്റികളിലും ആയിരിക്കും ഇത് നടപ്പിലാക്കുക.
- ഏപ്രിൽ ഒന്നാം തിയതി മുതൽ ആയിരിക്കും ഇതിന്റെ സേവനം പഞ്ചായത്തുകൾക്ക് ലഭിക്കുക.
- ഇത് പ്രാവർത്തികമാകുന്നതോടെ കേരളത്തിലെ എല്ലാ തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്നുമുള്ള സേവനങ്ങള്‍ ഓൺലൈനായി ലഭിക്കുന്നതായിരിക്കും.
- ഉപയോക്താക്കൾക്ക് വീട്ടിലിരുന്ന് തന്നെ ഇത്തരം ആവിശ്യങ്ങൾ നേടിയെടുക്കാവുന്നതാണ്.
- ഉപയോക്താക്കൾ സമർപ്പിച്ച അപേക്ഷയുടെ വിവരങ്ങൾ തത്സമയമായി അറിയാനുള്ള ഓപ്ഷനും ഇതിൽ ഉണ്ടായിരിക്കുന്നതാണ്.
- വാട്സ്ആപ്പിലൂടെയും ഇ മെയിലിലൂടെയും ആയിരിക്കും ഈ വിവരങ്ങൾ അറിയാൻ സാധിക്കുക.
What is K-SMART
കെ-സ്മാർട്ട് അഥവാ കേരള സൊല്യൂഷൻസ് ഫോർ മാനേജിംഗ് അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് റീഫർമേഷൻ ആൻഡ് ട്രാൻഫർമേഷൻ നിലവിൽ വരുന്നതോടെ തദ്ദേശ സ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ സേവനങ്ങൾ വിരൽത്തുമ്പിൽ ലഭ്യമാകും. കേരളത്തിലെ എല്ലാ മുൻസിപ്പൽ കോർപ്പറേഷനുകളിലും മുനിസിപ്പാലിറ്റികളിലുമാണ് ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ കെ-സ്മാർട്ട് വിന്യസിക്കുന്നത്. ഏപ്രിൽ ഒന്നിന് കെ-സ്മാർട്ട് ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളിലേക്കും വ്യാപിപ്പിക്കും. ഇതോടെ സംസ്ഥാനത്തെ എല്ലാ തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്നുമുള്ള സേവനങ്ങൾ സമയബന്ധിതമായി ഓഫീസുകളിൽ പോകാതെ തന്നെ പൊതുജനങ്ങൾക്ക് ലഭ്യമാവും. തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ വകുപ്പിനുവേണ്ടി ഇൻഫർമേഷൻ കേരള മിഷനാണ് കെ-സ്മാർട്ട് വികസിപ്പിച്ചത്. കെ-സ്മാർട്ട് ആപ്ലിക്കേഷനിലൂടെ സേവനങ്ങൾക്കായുള്ള അപേക്ഷകളും പരാതികളും ഓൺലൈനായി സമർപ്പിക്കാനും അവയുടെ സ്റ്റാറ്റസ് ഓൺലൈനായി തന്നെ അറിയാനും സാധിക്കും. അതിനായി അപേക്ഷകളുടെയും പരാതികളുടെയും കൈപ്പറ്റ് രസീത് പരാതിക്കാരന്റെ/അപേക്ഷകന്റെ ലോഗിനിലും വാട്സ്ആപ്പിലും ഇ-മെയിലിലും ലഭ്യമാകുന്ന ഇന്റഗ്രേറ്റഡ് മെസേജിംഗ് സംവിധാനം ഒരുക്കിയിട്ടുണ്ട്.
കെ-സ്മാർട്ട് എങ്ങനെ?
തദ്ദേശ സ്ഥാപനങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളെയും അവ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്ന സേവനങ്ങളെയും 35 മോഡ്യൂളുകളായി തിരിച്ച് അവയെല്ലാം ഒറ്റ പ്ലാറ്റ്ഫോമിലൂടെ ജനങ്ങൾക്ക് ഓൺലൈനായി ലഭ്യമാക്കുകയാണ് കെ-സ്മാർട്ട്. വെബ് പോർട്ടലിൽ സ്വന്തം ലോഗിൻ ഉപയോഗിച്ച് അതാത് മൊഡ്യൂളുകളിലെത്തി ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നൽകി സേവനം ലഭ്യമാക്കാം. ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ സിവിൽ രജിസ്ട്രേഷൻ (ജനന -മരണ വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷൻ), ബിസിനസ് ഫെസിലിറ്റേഷൻ (വ്യാപാരങ്ങൾക്കും വ്യവസായങ്ങൾക്കും ഉള്ള ലൈസൻസുകൾ), വസ്തു നികുതി, യൂസർ മാനേജ്മെന്റ്, ഫയൽ മാനേജ്മെന്റ് സിസ്റ്റം, ഫിനാൻസ് മോഡ്യൂൾ, ബിൽഡിംഗ് പെർമിഷൻ മൊഡ്യൂൾ, പൊതുജന പരാതി പരിഹാരം എന്നീ എട്ട് സേവനങ്ങളായിരിക്കും കെ-സ്മാർട്ടിലൂടെ ലഭ്യമാവുക. കെ-സ്മാർട്ട് യാഥാർത്ഥ്യമാകുന്നതോടെ പ്രവാസികൾക്ക് നേരിട്ടെത്താതെ തന്നെ അതാത് തദ്ദേശ സ്ഥാപനങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള സേവനങ്ങൾ ലഭ്യമാവും. ലോഗിൻ ഐഡി ഉപയോഗിച്ച് വീഡിയോ കെവൈസിയും പൂർത്തിയാക്കുന്നതോടെ വിവാഹ രജിസ്ട്രേഷൻ ഉൾപ്പടെയുള്ള കാര്യങ്ങൾ വിദേശത്തിരുന്ന് തന്നെ ചെയ്യാൻ സാധിക്കും. കെ-സ്മാർട്ട് മൊബൈൽ ആപ്പിലുടെയും ഈ സേവനങ്ങൾ ജനങ്ങൾക്ക് ഓൺലൈനായി ലഭ്യമാകുന്നതാണ്.
കെട്ടിട നിർമാണ പെർമിറ്റുകൾ വേഗത്തിൽ
ജി.ഐ.എസ് സാങ്കേതികവിദ്യ ഉപയോഗിച്ച് പ്ലോട്ടുകളുടെയും കെട്ടിടങ്ങളിലെയും വിവരങ്ങൾ ഡിജിറ്റൽ രൂപത്തിൽ തയ്യാറാക്കുന്നതിലൂടെ ഏറ്റവും വേഗത്തിൽ കെട്ടിട നിർമ്മാണ പെർമിറ്റുകൾ ജനങ്ങൾക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നു. കെ-സ്മാർട്ടിലെ നോ യുവർ ലാൻഡ് എന്ന ഫീച്ചറിലൂടെ ഒരു സ്ഥലത്ത് ഏതെല്ലാം തരത്തിലുള്ള കെട്ടിടങ്ങളാണ് നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയുക എന്ന വിവരം പൊതുജനങ്ങൾക്ക് അറിയാൻ സാധിക്കും. കെട്ടിടം നിർമ്മാണത്തിനായി സമർപ്പിക്കുന്ന പ്ലാനുകൾ ചട്ടങ്ങൾ പ്രകാരമാണ് തയ്യാറാക്കിയിട്ടുള്ളത് എന്ന് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ തന്നെ പരിശോധിച്ചു ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനാൽ ഫീൽഡ് പരിശോധനകൾ ലഘൂകരിക്കപ്പെടുകയും വേഗത്തിൽ നിർമ്മാണ പെർമിറ്റ് ലഭ്യമാവുകയും ചെയ്യും. ജനങ്ങൾക്കും ലൈസൻസികൾക്കും പെർമിറ്റുകൾ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങൾ ഓൺലൈനായി ഏത് സമയത്തും പരിശോധിക്കുന്നതിനും കെ-സ്മാർട്ടിലൂടെ സാധിക്കും. തീരപരിപാലന നിയമ പരിധി, റെയിൽവേ എയർപോർട്ട് സോണുകൾ, പരിസ്ഥിതി ലോല പ്രദേശം, അംഗീകൃത മാസ്റ്റർ പ്ലാനുകൾ തുടങ്ങിയവയിൽ ഉൾപെട്ടതാണോ എന്നറിയാൻ ആ സ്ഥലത്തു പോയി ആപ്പ് മുഖേന സ്‌കാൻ ചെയ്ത് വിവരങ്ങളെടുക്കാം. കെട്ടിടം എത്ര ഉയരത്തിൽ നിർമിക്കാം, സെറ്റ് ബാക്ക് എത്ര മീറ്റർ എന്നു തുടങ്ങി എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഇതിലൂടെ ലഭിക്കും. ബ്ലോക്ക് ചെയിൻ, നിർമിത ബുദ്ധി, ജി.ഐ.എസ്/സ്പെഷ്യൽ ഡേറ്റ, ചാറ്റ് ബോട്ട്, മെസേജ് ഇന്റഗ്രേഷൻ, ക്ലൗഡ് കമ്പ്യൂട്ടിംഗ്, വിവിധ സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകൾ തമ്മിലുള്ള എ.പി.ഐ ഇന്റഗ്രഷൻ എന്നീ സാങ്കേതിക വിദ്യകളെ ഏകോപിപ്പിച്ചുകൊണ്ടാണ് കെ-സ്മാർട്ട് ഓൺലൈൻ ആകുന്നത്. കൂടാതെ ചാറ്റ് ജി.പി.റ്റി, മെഷീൻ ലേണിംഗ്, ഡാറ്റാ സയൻസ്, വെർച്വൽ ആൻഡ് ഓഗ്മെന്റഡ് റിയാലിറ്റി, ഇന്റർനെറ്റ് ഓഫ് തിങ്സ് തുടങ്ങിയ നിരവധി സാങ്കേതിക വിദ്യകൾ കൂടി രണ്ടാം ഘട്ടത്തിൽ ഉപയോഗിച്ചുകൊണ്ടുള്ള തുടർ പ്രവർത്തനങ്ങളും ഉറപ്പാക്കുന്നതാണ്. ശക്തമായ ബാക്ക്എൻഡ് തടസമില്ലാത്ത സേവനങ്ങൾ ഉറപ്പാക്കുന്നു.
ഓഫീസുകൾ കയറി ഇറങ്ങേണ്ട
സേവനം വൈകുന്നുവെന്നും ഓഫീസുകൾ കയറിയിറങ്ങി മടുക്കുന്നുവെന്നുമുള്ള സ്ഥിരം പരാതികൾ ഈ സംവിധാനത്തിലൂടെ പരിഹരിക്കാൻ കഴിയും. ഉദാ: നിലവിൽ ഒരു ബിൽഡിംഗ് പെർമിറ്റ് നൽകണമെങ്കിൽ ഓവർസിയർ, എഞ്ചിനീയർ, അസിസ്റ്റന്റ് എക്‌സിക്യൂട്ടീവ് എഞ്ചിനീയർ, എക്‌സിക്യൂട്ടീവ് എഞ്ചിനീയർ, സൂപ്രണ്ടിംഗ് എഞ്ചിനീയർ, സെക്രട്ടറി എന്നിവർ കണ്ടാണ് നൽകുന്നത്. ഇത് കെ-സ്മാർട്ടിൽ മൂന്ന് തട്ടുകളിൽ സേവനം ലഭ്യമാക്കും. ഇതോടെ സുതാര്യത, അഴിമതി രഹിതം, സമയബന്ധിതമായി കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യുന്നതിന് സാധിക്കം. ഇതോടെ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ജോലിഭാരം വലിയ തോതിൽ കെ-സ്മാർട്ടിലൂടെ കുറയ്ക്കാനാവും. ഒപ്പം, സേവനം കൃത്യസമയത്ത് ഉദ്യോഗസ്ഥർ നൽകുന്നുണ്ട് എന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും ജോലിഭാരം കുറയുന്നതിനാൽ ജീവനക്കാർക്ക് മറ്റ് ഭരണ നിർവ്വഹണ കാര്യങ്ങളിൽ അവരുടെ കാര്യശേഷി ഉപയോഗപ്പെടുത്താനും കഴിയും. പൊതുജനങ്ങള്ക്കും ജീവനക്കാര്ക്കും കെ-സ്മാർട്ട് ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് സഹായിക്കുന്നതിനായി പ്രത്യേക ഹെല്പ് ഡസ്ക് സംവിധാനം ഉണ്ട്. സാങ്കേതിക പ്രശ്നങ്ങൾ തത്സമയം പരിഹരിക്കുന്നതിന് കേന്ദ്രീകൃത റാപ്പിഡ് റെസ്പോൺസ് ടീമിനെ ഐ.കെ.എം ഹെഡ്ക്വാട്ടേഴ്സില് വിന്യസിച്ചിട്ടുണ്ട്. കെസ്മാര്ട്ട് നടപ്പിലാക്കുമ്പോള് തുടക്കത്തില് ചില പ്രയാസങ്ങള് ഉണ്ടാകും. അവ പരിഹരിക്കുന്നതിന് ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും പൊതുജനങ്ങളുടെയും സഹകരണം ഇക്കാര്യത്തില് ഉണ്ടാകണമെന്ന് പ്രത്യേകം അഭ്യര്ത്ഥിക്കുന്നു. തദ്ദേശ സ്വയം ഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളെ കൂടുതൽ സ്മാർട്ടാക്കി ജനങ്ങൾക്കു മെച്ചപ്പെട്ട സേവനം സുതാര്യമായി ഉറപ്പാക്കുക എന്നതാണ് കെ സ്മാർട്ടിന്റെ ലക്‌ഷ്യം.
Features at a glance:
Applications/grievances for services can be submitted online, and their status can be checked online
- An integrated messaging system designed to provide applicants/complainants with the receipt of acknowledgments for the applications and complaints, available on their login, as well as via WhatsApp and email
- Online payment provision for application fees, taxes, and other charges through the e-payment system
- Credible and authentic certificates can be downloaded online
- Services are available on time without spatial limitations
- Upon securely storing the records in the login, the applicant/complainant can access them for future requirements
- Services can be availed through Akshaya Centers, Kudumbashree Help Desks, and other service providers with minimal service charges
- Hospitals, Police Stations, Sub-Divisional Magistrate offices, and other government establishments can digitally submit reports, applications, responses, complaints, and appeals to Local Self-Government Institutions through K-SMART
- Uniform and statutory protocols will be implemented across all Local Self Government Institutions
- The transition from a file-centric governance system to a data-centric governance approach
- A transparent and corruption-free administration becomes possible with the establishment of a governance system that effectively responds to the requirements of the public
- Employees can complete the implementation of various tasks through a single login
- Decisions can be made on files outside of work hours, even on holidays if required
- Employees use individual login credentials for work to record their best practices. Office supervisors can also identify and take corrective action against those who fail to adhere to the best practices
The operations of Local Self Government Institutions and the services they offer to urban and rural areas are consolidated into 35 modules in K-SMART. All these functions are unified into a single platform, accessible online for the convenience of the people. K-SMART seamlessly adapts diverse technological disciplines, encompassing Blockchain, Artificial Intelligence, GIS/Spatial Data, Chatbot, Message Integration, API Integration of various softwares, Machine Learning, Data Science, Cloud Computing, Virtual and Augmented Reality, Internet of Things among others. This integration creates a harmonious convergence of diverse technological aspects. K-SMART ensures robust backend support for seamless services. In the initial phase, it will be introduced in eight modules.
- Civil Registration (Birth, Death, Marriage Registration)
- Business Facilitation (Licenses for trade and industries)
- Property Tax
- User Management
- File Management System
- Finance Module
- Building Permission Module
- Public Grievance Redressal
In the initial phase, K-SMART services will be available in municipalities and corporations across the state. Subsequently, the services will extend to all grama panchayats. Services will be gradually migrated from ILGMS to K-SMART
Features of K-SMART
1. Know your Land
The 'Know Your Land' feature in K-SMART enables the public to gain a clear idea about the kinds of constructions permissible in a particular area. The software automatically verifies that the submitted plans comply with regulations, thus simplifying field inspections and expediting the process of obtaining construction permits. K-SMART also facilitates online verification of permits by both the public and licensees at any time. A visit to the plot and scanning the area using the K-SMART application will help to evaluate whether the plot falls within the coastal regulation zone, railway/airport zones, or environmentally fragile area. The app also provides details such as the permissible height of the structure and the mandatory setback in meters. This is the first time in the country that such details are being made available to the public using spatial data under a government system.
2. Mass Petition
In a first-of-its-kind initiative anywhere in the country, K-SMART will facilitate online mass petitioning by the public. Although a provision is now available for submitting a joint petition, this is the first time that a provision for mass petition has been introduced. Under this provision, a person will be able to share a petition prepared by him/her with more people in the form of a deep link. People can become part of that petition by simply clicking on the link. When the petition is received at the local body concerned, the exact number of petitioners will be shown. The status of the petition and details about further action taken on it will be delivered to each petitioner individually through a dedicated messaging system.
3. Online Marriage Registration
Under K-SMART, registration of marriage can be applied for and completed from anywhere in the world. This feature is in tune with the High Court verdict that a marriage under the Special Marriage Act can be registered online. Another highlight of the feature is that the wife and husband can complete the registration from two different destinations. This will be highly helpful to expatriates.
4. Digital Building Plan Mapping
Although there have been previous efforts in the country to implement digital building plan mapping, Kerala will be the first state to successfully implement it. K-SMART facilitates the expedited issuance of building permits to the public by digitally preparing information on plots and buildings using GIS technology, ensuring a swift and efficient process.
Official Website : https://ksmart.lsgkerala.gov.in/